Ricoh moedigt bedrijven in Europa aan van papieren facturen over te stappen op elektronische facturering (e-facturering). Ricoh wijst op de potentiële kostenbesparingen van € 243 miljard voor bedrijven en € 40 miljard voor de publieke sector die kunnen worden gerealiseerd als papieren facturen voor het merendeel zou worden vervangen door elektronische . De besparingen van kosten en tijd worden toegelicht in een nieuw, vandaag gepubliceerd rapport van Billentis in opdracht van Ricoh.
Ondanks de geïdentificeerde besparingen maakt slechts een minderheid van bedrijven in Europa gebruik van e-facturering. Geschat wordt dat in 2013 slechts een op elke vijf facturen elektronisch is. Hieruit blijkt dat er nog een lange weg te gaan is voordat de doelstellingen van de Europese Commissie op het gebied van e-facturering kunnen worden gerealiseerd. Volgens deze doelstellingen moet e-facturering in 2020 de belangrijkste factureringsmethode zijn. De streefdatum voor de publieke sector is zelfs al eerder, in 2016. In het rapport van Billentis wordt een aantal oorzaken genoemd van de terughoudendheid van bedrijven en de publieke sector bij het toepassen van elektronische facturering. Deze variëren van onduidelijke wettelijke vereisten tot samenwerking met handelspartners die nog steeds gedrukte facturen willen ontvangen. In het rapport wordt organisaties aangeraden een driejarenstrategie te ontwikkelen voor een succesvolle implementatie van e-facturering voor de organisaties zelf, hun klanten en leveranciers.
“Het lage implementatietempo van e-facturering laat zien dat de obstakels voor acceptatie ervan voor bedrijven en de publieke sector in Europa nog maar al te wezenlijk zijn”, aldus Martin Hurley, Vice President and General Manager of Outsourcing Services van Ricoh Europe. “Zoals in het rapport wordt benadrukt is een van de belangrijkste stappen voor succesvolle implementatie van een elektronisch factureringsprogramma het hebben van een duidelijke doelstelling en strategie voor de migratie van papieren naar elektronische documenten. Uit recent onderzoek blijkt echter dat 57 procent van de organisaties in Europa niet over een volledig ontwikkelde en geïmplementeerde strategie beschikt ten aanzien van het beheer van hun bedrijfskritieke documentprocessen, inclusief facturering . Organisaties zijn gebaat bij een duidelijke strategie die e-facturering koppelt aan bedrijfsdoelstellingen (zoals het verlagen van kosten door het inkorten van de betalingstermijn, het verhogen van de productiviteit door het afschaffen van tijdrovende handmatige taken en het effectiever communiceren met klanten). Een dergelijke strategie draagt bij aan het met succes invoeren van een nieuw elektronisch factureringsproces binnen al hun afdelingen.”
“Het wijzigen van een bedrijfskritiek documentproces kan echter tijdrovend en gecompliceerd zijn en het is van belang het proces te beheren zonder de dagelijkse gang van zaken in het bedrijf te verstoren. Organisaties zouden advies moeten inwinnen bij en de taak moeten uitbesteden aan een deskundige op het gebied van documentprocessen die de transitie van papieren naar elektronische facturen namens hen kan beheren. Dit geeft organisaties de ruimte zich te richten op de behoeften van hun klanten”, aldus Hurley.
